Historische Informationen verlieren ihren Wert, wenn sie zwar vorhanden sind, im Arbeitsalltag aber kaum gefunden oder genutzt werden können. Genau diese Herausforderung kennen viele Organisationen. Über Jahrzehnte gewachsene Archive, gedruckte Berichte und verstreut abgelegte Dokumente enthalten wertvolles Wissen. Doch solange Informationen nur in Papierform oder als einzelne PDFs vorliegen, bleiben sie für moderne Prozesse weitgehend ungenutzt.
Vor dieser Aufgabe standen auch die Wolfsberger Stadtwerke. Das Unternehmen verwaltet eine Vertragsstruktur, die bis ins Jahr 1901 zurückreicht. Gleichzeitig entstehen regelmäßig Wasser-Messdaten, die bislang ausschließlich als gedruckte Berichte oder PDF-Dateien vorlagen. Beide Anwendungsfälle unterscheiden sich fachlich deutlich. Sie verfolgen jedoch dasselbe Ziel: Informationen so aufzubereiten, dass sie im Arbeitsalltag effizient genutzt werden können.
Zwei Herausforderungen mit einem gemeinsamen Ziel
Im ersten Anwendungsfall ging es um die Digitalisierung historischer Vertragsdokumente. Eigentumsübertragungen, Pacht- und Mietverträge, Baupläne sowie Leitungsunterlagen wurden über mehr als 125 Jahre gesammelt. Wer ein bestimmtes Dokument benötigte, musste bisher physisch in Ordnern und Archiven recherchieren. Ein digitales Dokumentenmanagement mit Suchfunktion existierte nicht.
Der zweite Anwendungsfall betraf die Trinkwasserqualität. Die Ergebnisse regelmäßiger Wasseranalysen lagen ausschließlich als gedruckte Berichte oder PDFs vor. Dadurch konnten die Daten weder strukturiert ausgewertet noch mit anderen Datenquellen verknüpft werden. Künftige Auswertungen, beispielsweise in Kombination mit Wetterdaten der GeoSphere Austria, erforderten zunächst eine verlässliche digitale Grundlage.
Beide Herausforderungen zeigen ein typisches Bild vieler Infrastrukturunternehmen und Organisationen im Public Sector. Digitalisierung beginnt zwar häufig mit dem Erfassen von Informationen. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst, wenn daraus nutzbares Wissen wird.
Warum Scannen allein nicht ausreicht
Dokumente zu digitalisieren bedeutet noch nicht, dass ihre Inhalte automatisch nutzbar werden.
Bei den Wasser-Messdaten stand höchste Genauigkeit im Vordergrund. Bereits ein falsch erkanntes Zeichen oder eine fehlerhafte Zahl kann zu falschen Schlussfolgerungen führen. Deshalb musste die automatisierte Extraktion zuverlässig arbeiten und die Ergebnisse überprüfbar sein.
Die historischen Vertragsunterlagen stellten eine andere Herausforderung dar. Viele Dokumente wurden in Kurrentschrift oder stark geschwungener Handschrift verfasst. Hinzu kamen unterschiedliche Dokumenttypen, Baupläne sowie Leitungsunterlagen aus verschiedenen Jahrzehnten. Klassische OCR-Verfahren stoßen bei solchen Dokumenten schnell an ihre Grenzen. Gesucht waren nicht nur Textfragmente, sondern strukturierte Informationen wie Abschlussjahr, Katasternummern oder beteiligte Personen.
Eine gemeinsame AWS-Datenplattform für zwei unterschiedliche Anwendungsfälle
EBCONT entwickelte gemeinsam mit den Wolfsberger Stadtwerken eine serverlose, NIS2-konforme AWS-Datenplattform, die beide Anforderungen auf einer gemeinsamen technischen Basis abbildet.
AWS S3 dient dabei als zentraler Data Lake für Dokumente und Datenbestände. AWS Lambda übernimmt die automatisierte Verarbeitung der Informationen. Die strukturierten Daten werden in Amazon RDS for PostgreSQL gespeichert und bilden die Grundlage für weitere Auswertungen.
Für die Wasser-Messdaten setzt EBCONT Amazon Textract ein. Der Service extrahiert automatisiert Messwerte aus Berichten der Jahre 2011 bis 2024. Anschließend werden die Ergebnisse gegen ein Benchmark-Datenset geprüft, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen.
Für die historischen Vertragsunterlagen kommen Large Language Models über Amazon Bedrock zum Einsatz. Sie unterstützen dabei, Inhalte zu erschließen, strukturierte Informationen zu extrahieren und historische Dokumente sowie Bau- und Leitungspläne digital nutzbar zu machen.
Use Case 1: Wasser-Messdaten als Grundlage für fundierte Analysen
Die Plattform bereitet Wasser-Messdaten erstmals strukturiert auf. Statt Informationen manuell aus einzelnen Berichten zu übernehmen, werden die relevanten Werte automatisiert extrahiert und qualitätsgesichert.
Darüber hinaus entstand ein Proof of Concept, der die Messdaten mit Wetterdaten der GeoSphere Austria verknüpft. Damit entsteht eine belastbare Grundlage für spätere Analysen und mögliche Vorhersagemodelle.
Use Case 2: Ein historisches Archiv wird zur digitalen Wissensbasis
Mehr als 60.000 Dokumentenseiten werden erstmals digital erschlossen und strukturiert zugänglich gemacht. Dazu gehören historische Verträge, Baupläne und Leitungsunterlagen aus über einem Jahrhundert.
Der Nutzen geht dabei weit über die Digitalisierung hinaus.
Bislang war nicht vollständig bekannt, welche Informationen sich in den historischen Beständen befinden. Durch die strukturierte Aufbereitung können Dokumente künftig gezielt bewertet und relevante Inhalte leichter identifiziert werden. Das schafft Transparenz und bildet die Grundlage, um bisher unbekannte Vertragsbestände systematisch aufzuarbeiten.
Die nächste Projektphase konzentriert sich auf den produktiven Ausbau der Lösung. Geplant sind unter anderem ein Dokumenten-Dashboard, eine globale Freitextsuche, OpenSearch-basierte Klassifizierungen sowie die Vorbereitung der Daten für den möglichen Einsatz von Chat-Agents.
Von Dokumenten und Daten zu einer digitalen Wissensbasis
Mit dem Projekt wurden mehr als 60.000 historische Dokumentenseiten erschlossen und Wasser-Messdaten aus den Jahren 2011 bis 2024 erstmals strukturiert digital verfügbar gemacht. Das reduziert den manuellen Aufwand, schafft Transparenz über gewachsene Bestände und bildet die Grundlage für zukünftige Automatisierungen sowie fundierte Entscheidungen.
Christian Schimik, Geschäftsführer der Wolfsberger Stadtwerke, beschreibt den Projektnutzen so:
„Das Ziel der Digitalisierung der Dokumente ist nicht nur gezielt zu suchen und fit für die Zukunft zu sein, sondern die Vergangenheit durch strukturierte Informationsaufbereitung der mehr als 60.000 Dokumentenseiten zu verstehen und nutzbar zu machen.“
Digitalisierung endet nicht beim Erfassen von Informationen
Digitalisierung endet nicht mit dem Scannen von Dokumenten oder dem Erfassen von Daten. Ihren größten Mehrwert entfaltet sie erst dann, wenn Informationen strukturiert erschlossen werden und daraus Wissen entsteht, das Menschen im Arbeitsalltag unterstützt.
Genau diese Grundlage haben die Wolfsberger Stadtwerke gemeinsam mit EBCONT geschaffen. Aus einem über 125 Jahre gewachsenen Archiv und verstreuten Wasser-Messdaten entsteht Schritt für Schritt eine digitale Wissensbasis, die Prozesse vereinfacht und fundierte Entscheidungen unterstützt.
Ob historisches Archiv, Dokumentenmanagement oder Datenplattform: Wenn auch Sie gewachsene Informationsbestände effizient erschließen und digital nutzbar machen möchten, steht Ihnen Harald Kerck gerne für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung.